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Plan B – Die Notfallakte

Die meisten inhabergeführten Unternehmen und Familienbetriebe sind nur auf eine oder zwei Personen der Geschäftsleitung oder Inhaber zugeschnitten und oft auch von solcher Präsenz abhängig.

Wird durch eine besondere Situation (Urlaub, Unfall, schwere Krankheit oder sogar Tod) der Betriebsablauf gestört, kann ggf. ohne Vorbereitung das Unternehmen noch eine gewisse Zeit erhalten bleiben. Je länger aber eine starke Führung fehlt, desto eher kann es zu so großen Schwierigkeiten kommen, dass am Ende sogar möglicherweise die Insolvenz droht.

Welcher mittelständische Unternehmer ist denn schon im Hinblick auf sein eigenes Unternehmen auf eine längere Krankheit, einen längeren unfreiwilligen Aufenthalt im Urlaub (höhere Gewalt, politische Unruhen!) oder gar seinen eigenen plötzlichen Tod vorbereitet? Ist das Unternehmen nur auf seine Person zugeschnitten, wird bei einer Störung eine Angst- und Unsicherheitsspirale in Gang gesetzt, die die Kunden, Lieferanten und die eigenen Mitarbeiter betrifft und damit das Unternehmen in seiner Dynamik sofort schwächt und im schlimmsten Falle möglicherweise eine Insolvenz im Raum steht, da die gesetzlichen Erben überhaupt nicht wissen, ob und inwieweit sie das Erbe annehmen sollen.

Wer unternehmerisch tätig ist oder ein Unternehmen führt, ist verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass sein Unternehmen selbst dann erfolgreich am Markt weiter bestehen kann, wenn er (Unternehmer / Geschäftsführer) plötzlich für längere Zeit seiner Tätigkeit nicht mehr nachkommen kann!

Ohne entsprechende Vorsorgemaßnahmen ergeben sich in einem solchen Fall – neben dem Ausfall der Kompetenz und Arbeitskraft – erhebliche Probleme bzgl. der Abläufe im Unternehmen. Es ist deshalb zwingend notwendig, dass organisatorische und finanzielle Vorkehrungen ebenso getroffen werden, wie vertragliche Regelungen und dokumentierte Willenserklärungen für die reibungslose Weiterführung des Betriebes.

Die Mitarbeiter benötigen Leitfäden und Informationen darüber, was sie in der Zeit übernehmen und unternehmen sollen, in der der Unternehmer seinen Betrieb nicht selber führen kann. So wie der Unternehmer in der Regel seinen Privatbereich und seine Familienangehörigen abgesichert hat, muss er dies auch in weiser Voraussicht für seinen Betrieb erledigen. Dies ist umso wichtiger, wenn die gesamte wirtschaftliche Existenz der Familie vom Erfolg des Unternehmens abhängig ist.

Allein eine fehlende Bankvollmacht kann dazu führen, dass das Unternehmen zahlungsunfähig wird – denn erst mit dem Todesfall und der Vorlage des Erbscheines bzw. der Sterbeurkunde ist die Bank wieder berechtigt, entsprechende Verfügungen ohne die Beteiligung des Unternehmers auszustellen. Sollte das Unternehmen sich auch noch in einer wirtschaftlich schwierigen Situation befinden, werden die Bankpartner im Falle eines Fehlens des Unternehmens noch vorsichtiger agieren.

Es ist auch zu prüfen, wer den Zugriff auf wichtige Unterlagen von Schlüsselkunden hat, wie die EDV gesichert ist und wer welche Dateien mit den betrieblichen Informationen benutzen kann. Sind all diese Dinge nicht im Vorfeld in einer Notfallakte geregelt und gebündelt, wird auch niemand in der Lage sein, fundierte Entscheidungen im Interesse des Betriebes bei unfreiwilligem Wegbleiben des Unternehmers zu treffen.

Ist die finanzielle Absicherung der Familie des Unternehmers wesentlich vom wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens abhängig, so stellt sich die Frage, ob dies bei Berufsunfähigkeit oder Tod des Unternehmers auch tatsächlich ausreichend gewährleistet ist.

Die Notfallakte sollte so gelagert und aufgebaut sein, dass ausgewählte und vertraute Mitarbeiter Zugang zu dieser Akte haben und mit ihr arbeiten können. Die Akte kann unter Verschluss im Betrieb stehen und/ oder aber auch bei dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt des Unternehmens lagern.

Der Unternehmer hat sich im Vorfeld Gedanken zu machen, wem er wann welche Kompetenzen geben möchte, damit das Unternehmen in seinem Sinne fortgeführt wird. Dabei darf es aber im Unternehmen selbst nicht zu Schwierigkeiten innerhalb der Mitarbeiter kommen. Eine sorgfältige Auswahl und Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter ist daher zu beachten.

"Plan B – Die Notfallakte" ist ein Medium für einen Fall, der von vielen Unternehmern lieber verdrängt wird. Damit das Unternehmen für eine solche Situation gewappnet ist, ist es zwingend notwendig, dass der Unternehmer seine Ansprechpartner bei Versicherungen, dem Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer und dem gesellschaftsrechtlich erfahrenen Anwalt mit in eine solche Strategie einbindet, damit am Ende für eine solch problematische Zeit ansatzweise Regelungen getroffen sind.

Der Verein Wirtschaftsforum Südwestfalen e. V. hat hierzu gemeinsam mit der Märkischen Bank eG Hagen einen Vortrag gehalten, der die einzelnen Problempunkte in der Tiefe noch einmal verdeutlicht hat.

Der Vortrag ist in Verbindung mit dem von den Volks- und Raiffeisenbanken entwickelten Produkt „Plan B – Die Notfallakte“ sicher auch für Kammern, Verbände und andere Banken in Form einer Kundenveranstaltung sehr interessant.


[ 01.04.2009 ]



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